英语原文共 8 页，剩余内容已隐藏，支付完成后下载完整资料

项目管理信息系统分析与设计：

咨询公司的实际案例

Leonor Teixeiraab *, Ana Raquel Xambrea，c, Joao Figueiredoa, Helena Alvelosac

摘要

如今，由于全球化，业务多元化以及不同业务的项目越来越多，支持和参与项目管理任务的人所提出的需求变得越来越重要。确保项目计划，进度和成本数据能及时准确的推送对项目经理非常重要，是保证项目成功的重要因素。在这方面，项目管理信息系统（PMIS）通常被视为项目管理的重要工具。然而，这种信息系统（IS）相对昂贵，许多中小型企业（SME）通常不会使用它。针对这种情况，许多咨询公司决定投资开发自己的PMIS。本文介绍了项目管理信息系统的设计过程，其主要目的是管理整个投资项目的生命周期。该系统支持所有投资计划的申请流程，以及所需的文件和程序的管理，并有助于管理项目的审批。该解决方案将有助于提高咨询公司项目部门与投资部门的绩效，但也可以供其他具有类似需求的公司参考。

关键词：信息系统; 项目管理; 分析和设计; UML; 咨询公司

作者联系方式: 电话： 351-234-370361;

传真： 351-234-370215。

电子邮件地址：lteixeira@ua.pt

1 简介

在某些领域，全球化与市场结盟的竞争力对大多数公司来说是一个挑战，导致他们扩大其业务组合。此外，目前有越来越多的激励计划举措，例如H2020计划，促使咨询公司对新业务领域越来越感兴趣。这类公司与他们的客户合作，并且申请欧洲基金，一旦扩大新业务的项目开始推进，他们的申请就会被批准。

项目在PMBOK指南中被定义为“具有确定的开始和结束的临时努力，承诺创造独特的产品、服务或结果”。 尽管如此，虽然项目可能产生各种不同的结果（产品或服务），但是无论项目如何，其开发所需的大量任务是相同的。 然后，这些任务和固有过程可以被组织成程序并相应地进行管理（项目管理）。

因此，项目管理的特点是，使用适用于一组项目活动的知识、技能、工具和技术，以实现项目目标，同时考虑到既定和预定义的资源¹。 管理项目意味着规划和监控其执行（任务），有助于实现预定的目标²。

在这种情况下，信息系统（IS）是非常重要的工具，可以有助于项目的成功，因为它们可以帮助计划工作、促进控制和跟踪任务、促进对每项活动的监督，以及这三者都能做到。能够在既定期限内加强工作的执行，涉及适当的人员，减少偏离预算。

由于使用Vreetal³信息系统支持项目管理的需求和工作，即通常所谓的项目管理信息系统（PMIS），相对昂贵，人们通常选择不使用它们。

为了克服这个困难，许多咨询公司选择投资自己的PMIS的开发。 这项工作描述了为项目管理开发IS的经验，以帮助管理项目的生命周期，以及所有文档和相关资源。 最终目标是提高咨询公司项目部门和投资部门的绩效。

本文的结构如下：第二部分介绍了本文的理论基础，基于对现有项目、项目管理和PMIS方法的回顾。 在第三部分中提供了实际案例的简要描述，更具体地说，就是咨询公司中的IS的分析和设计。 第四节概述了主要结论。

2 基础及相关工作

2.1项目和项目管理概念

项目可以表征为一组旨在使用一套可用资源实现具体结果的活动。 通常，项目涉及产品的生产或服务的供应，具有预定义的实施期和规定的预算¹。但考虑Vreetal的观点，有不同的方法来描述项目的概念。所有定义都有一个共同点：“项目是一个面向目标，时间有限和独特的过程，总是引入新的东西，具有特殊的复杂性，有限的预算，某些法律和组织状态，内容由产品或结果决定项目的自身结构和临时可用资源。”

成本，时间和质量是项目的关键支柱，被Atkinson⁴称为项目管理的铁三角。 由现有和必要资源确定的成本必须纳入预先确定的财务计划。时间定义了要执行的任务的时间表，因此确定了项目的时间表。假设前两个方面（成本和时间）都得到满足的情况下，质量支柱是满足利益相关者所需的成功因素。然而，一些作者报告说，这些标准不足以确保项目的成功，提出了可能导致项目失败的关键因素的列表⁴。

一个项目需要“一项涉及相互联系的活动的复杂努力，目的是实现一个目标，一个临时的，不重复的过程”作为项目管理。项目管理研究的是将知识，技能，工具和技术应用于不同的项目活动。

项目管理是一项复杂的任务，由于规划不周，估计不准确和缺乏控制，很容易失败。特别是，在同时参与多个项目的组织中，如咨询公司的情况，项目管理活动成为一个具有挑战性的任务⁵。面对可用于决策的信息量，并考虑必须分配和管理的几个必要资源，管理人员可能会变得不堪重负，这可能导致糟糕的决策。

导致项目执行效率低下的原因很多，其中有可能确定用于管理和控制项目信息和资源的适当信息技术（IT）工具的不足³。事实上，IS支持项目管理被几位作者称为实现项目成功的关键工具之一⁷。

2.2项目管理信息系统

在过去十年中，由于项目类型和复杂多样性的增加，IS支持项目管理，通常称为PMIS，已经发生了很大变化。他们不再仅专注于计划和资源管理，而是已经成为支持项目，项目计划和项目组合的整个生命周期的综合系统8,9。 PMIS已经开发，以帮助管理者在项目过程中做出决策。 Jaafari和Manivong10将PMIS定义为支持项目生命周期的所有信息，促进其结论的系统，特别是如果它是复杂的，受到不确定性和市场，时间或金钱限制的影响。 Ahlemann和Riempp9提出了PMIS概念作为社会技术系统，整合人员，流程和软件，以确保在正确的时间向正确的人提供信息。根据Raymond和Bergeron 11,12，PMIS是为管理者提供规划，组织和控制项目所需的决策支持的系统。项目管理研究所提出了最一致的定义之一¹，PMIS的特点是“IS包括用于收集和整合数据的工具和技术，并传播项目管理过程的产出，用于支持项目的所有方面，从开始到结束“。

虽然这种IS的研究在文献中广泛传播，但在实践中，有相当多的公司（更具体地说是中小企业）尚未采用它们来管理他们的项目。 这种IS成本高（通常被组织作为软件包获取），并且对于是小型和非中型企业它们不支持项目的某些特定需求。因此，许多面向项目的组织在设计和实施自己支持他们在项目管理背景下的特定需求的专用IS方面，面临着新的挑战。

3 实际案例：alSina咨询公司的分析与设计

3.1问题语境化和目标

这项工作的主要目的是在咨询公司的项目和投资部门指定一个支持项目管理的IS，出于保密的原因，将被称为Consulting@COM。

Consulting@COM是一家帮助客户开发多种类型项目的公司，包括投资项目和欧洲奖励计划的应用程序。为了帮助管理这些项目，公司拥有一套IT工具，但是由于这些工具不是专门用于项目管理，因此它们的使用有限，不够全面。

随着支持和伴随的外部投资项目和欧洲激励计划应用的需求的增加，Consulting@COM以及现有IT的项目管理过程开始变得不足。

因为在Consulting@COM中使用的IS不是专用的，所以它们缺少一些基本特征，例如自动警报系统，用于发信号通知任务结束的验证机制，或者任务丢失或过期，向不同任务分配资源的能力等等。 这一方面导致信息的分散和冗余，另一方面导致基本数据的不存在。

当需求出现高峰时，以及当他们同时开发了几个项目时，公司的适应反应越来越困难。 此外，他们无法准确确定在每个项目中使用了哪些资源，使得难以计算工作和财务生产力（生产率指标）。

为了克服这些限制，急需开专用的IS。具体来说，目标是在申请阶段有一个能够支持项目和奖励机制的IS：

（1）准备申请；（2）监督申请，在项目管理阶段，如果申请获得批准；（3）监测项目；（4）关闭项目。

图1表示IS应该处理的过程的UML活动图，可以看到在欧洲激励计划的投资项目和应用的分析中存在的4个主要子过程。

图1 项目管理过程UML活动图

3.2发展方法

无论应用领域如何，IS是一个复杂的系统，包括软件，硬件，并涉及围绕组织系统的社会，文化和经济方面。在这种情况下，模型的使用起着重要的作用，有助于IS的设计和实现。在这个过程中，可以确定三个主要阶段：

bull;需求引出，有助于分析和理解IS需要满足的要求。

bull;概念模型，有助于记录和与参与发展过程的不同利益相关者沟通。 这一阶段产生的模型没有考虑任何技术方面，但着重于需要解决的问题或需要支持的过程。

bull;实施模型，取决于具体的技术，与软件编程密切相关。 在这个阶段，模型被转换为称为组件的技术构件，构成最终系统。

这项工作只包括IS开发的前两个阶段，特别是需求工程（系统需求列表以及子流程映射）和系统建模（交互模型:根据所涉及的参与者和相应的用例以及数据模型开发的）。

首先，作为了解问题范围以及系统要求的一种方式，在Consulting@COM的项目和投资部门进行了一次探索性研究。 在这一阶段，使用了一套要求工程技术，即：

bull;文件分析 - 研究了一套文件，例如工作程序，会议记录，应用程序，激励计划条例，以及用于支持部分过程的现有IS的功能;

bull;非正式访谈 - 这是直接或间接参与项目管理和监测过程的听取合作者的方式;

bull;直接观察 - 用于观察与项目管理相关的工作过程以及固有的程序;

bull;小组会议 - 在每周一次的会议中，涉及管理和决策职位的合作者，目的是验证先前确定的要求，并确定新的需求。

在第二阶段中，使用迭代和增量方法来构建所需的模型来描述过程和IS的特性。 模型表示信息系统的静态或动态方面，并且可以呈现信息过程（过程模型）;系统边界和与外部行为者的互动（互动模型）;数据结构（数据模型）。 虽然数据模型决定数据库的设计，交互模型确定了不同参与者的接口和访问级别，过程模型通常用作功能编程的基础⁸。 对于建模IS，最广泛使用的图形语言是统一建模语言（UML）¹³，其采用用于过程建模的活动图，用于交互建模的用例图以及用于数据建模的类图。

3.3结果与讨论

根据Chang¹⁴的理论，通过UML图，客户，用户，业务分析师，系统分析师和程序员可以更好地沟通他们的需求和构建系统，从而解决组织问题。解决方案满足Consulting@COM的需求，使用一组UML图形表示法进行了描述，其中包括活动图（先前在图1中示出）中的业务主流程的映射，以及用于解决方案，设计有用例图和类图。

SIPOC（供应商，输入，过程，输出，客户）工具作为理解4个先前识别的子过程的一种方式，并且还示出了过程内现有交互的全局视图，使用它来分析业务各个过程之间的连接及其对产出，质量的影响 ¹⁵。

表1 SIPOC矩阵

用作质量控制工具的SIPOC矩阵详细描述了用于系统开发的信息提供者（供应商），过程所需的信息（输入），过程的阶段（过程），产生的信息（产出 ）和信息接收者（客户），见表1。

之后，使用UML的活动图来映射每个子过程。 由于空间限制，本文不介绍该图，但应当注意，它们对于识别相关过程和相应的相互作用是至关重要的，因此用作下一阶段的输入。

在这一阶段，考虑到以前确定的要求，确定将与该系统互动的主要行动者，并确定每一个行动者可获得的功能。

确定了四个主要用户，配置文件：协调员，合作者，项目经理和财务技术员，每个人都应能够在其认证和验证后使用广泛的功能。图2显示了系统主要高级功能的用例图。

图2 系统高级用例图

项目协调员负责启动项目，更具体地用于创建应用程序，（1）计划任务，（2）选择项目团队，以及（3）为每个任务分配必要的资源。项目中的所有协作者（协作者）将被系统通知它们包括在项目中以及需要完成的任务以及相关的时间表。协作者代表分配给项目的所有用户的简档，这些用户负责开发任务，并且在系统中将具有一个特定区域，这将允许他们管理每个用户对每个项目所做的工作（例如，介绍任务的状态，在任务结束时关闭任务，介绍已经使用的资源）。协作者应该通知系统即将到期的截止日期，克服截止日期，安排的会议或其他零星警告。项目经理在申请批准后负责项目，由项目协调员任命。最后，财务技术员负责一个项目的所有财务方面和所有付款。

协调员和项目经理都可以随时从系统中获得一些有关指标的统计数据，这些指标有助于监控应用程序和/或项目的进度（例如，发送给协作者的警告数量， 未解决的情况，逾期的任务），并查看项目使用的资源和费用（例如，内部会议的数量，外部会议的数量，每项任务的时间，乘车次数）。 系统还将向这些参与者提供其他性能指标，例如每个协作者的项目数量、参与特定项目的协作者的数量、附加文档的数量、总项目时间、计费请求的数量、其他。

为了满足所识别的需求，使用UML的类图来开发数据模型，如图3所示。

图3 数据模型UML类图

图3所示的类图以一般方式提供了与投资项目开发和监测生命周期相关的抽象信息模型，以及欧洲激励计划的应用准备。

关于应用程序类，它由内部编号标识，在项目的整个生命周期中是唯一的，并且属于单个客户端，但是如果它第一次未被批准，则它可以多次提交。如果批准，应用程序将新建一个项目，因此，将创建类似于为应

剩余内容已隐藏，支付完成后下载完整资料

资料编号：[27310]，资料为PDF文档或Word文档，PDF文档可免费转换为Word